5 самых больших ошибок, которые делают новые руководители проектов

Работа менеджера проекта не монотонна. Так много всего происходит, так много людей, которых нужно учитывать. Поэтому неудивительно, что новые менеджеры проектов делают массу ошибок. Однако эта ситуация не обязательно станет похоронным звоном для вашей работы по управлению проектами, если вы будете извлекать уроки из того, что делаете неправильно каждый раз. Вот пять самых больших ошибок, которые делают новые менеджеры проектов, и что с ними делать.

1. Слишком широкий кругозор

Быть ответственным за большой проект может быть интересно. Это дает вам ощущение важности и престижа. Обратной стороной является то, что большинство новичков совершают ошибку, откусывая больше, чем они могут прожевать. Они хотят проявить себя и неизбежно терпят поражение.

Объем проекта определяет цели и результаты, которые вы должны достичь к концу проекта. Во многих случаях новые менеджеры проектов садятся, чтобы рассмотреть специфику проекта и не допускают роста числа участников, как это обычно делается в крупных проектах. Довольно скоро проект безнадежно выходит из-под их контроля.

Чтобы избежать этой проблемы, вам нужно урезать большой проект до нужного размера. Определите наименьшие достижимые цели и ограничьте свое управление ими. Крепко держитесь за свои цели. Не бойтесь отказываться от требований вашего начальника или клиента — особенно тех, которые выходят за рамки проекта.

Конечно, это может быть страшно, но, в конце концов, разбиение проекта на управляемые части и соблюдение своих целей гарантирует успех проекта. В конце концов, ваша роль — управлять проектом. Вы должны быть уверены, что сможете добиться успеха.

2. Слишком много, слишком скоро

Еще одна ошибка новичков — это сжатые сроки без учета непредвиденных задержек.

Хотя проект можно завершить в установленный срок, предполагается, что все — и всё - будет работать должным образом. Это случается очень редко, особенно когда в проекте задействовано много людей в течение значительного периода времени. Вероятность того, что один поставщик или один сотрудник не выполнит поставку в срок и вызовет эффект домино, очень высока.

Избегайте такого рода стресса, связанного с кусанием ногтей (и завершите проект вовремя), предусмотрев разумное пространство для маневра при установлении крайнего срока. Думаете, на проект уйдет месяц? Включите дополнительную неделю или около того, на всякий случай. Правильно оцените продолжительность проекта, и вы впечатляете своего босса или клиента в долгосрочной перспективе, когда закончите досрочно.

3. Слишком много «я», недостаточно «мы»

Никто — мужчина или женщина — не является необитаемым островом, и это особенно верно в отношении управления проектами.

Как новый руководитель проекта, вы можете быстро забыть, что на других людей влияет то, как вы ведете проект. Помимо членов вашей команды, вы также должны учитывать заинтересованные стороны. Во многих случаях проекты создаются для удовлетворения конкретных ожиданий заинтересованных сторон, поэтому это неотъемлемая часть вашего планирования и управления.

Если вы не знаете, чего ожидают ваши заинтересованные стороны — или, что еще хуже, кто ваши стейкхолдеры — то вы быстро приближаетесь к катастрофе. Либо вы достигаете целей, которые не решают проблемы заинтересованных сторон, либо ставите цели, противоречащие их ожиданиям.

Определите все заинтересованные стороны, которые имеют прямые и косвенные инвестиции в ваш проект. Согласуйте свои цели с их ожиданиями. Проконсультируйтесь с ними с самого начала. Публикуйте обновления статуса, чтобы держать их в курсе. Возможно, вы не сможете полностью удовлетворить всех своих заинтересованных сторон в одинаковой степени, но, по крайней мере, вы знаете, чего не хватает для использования в будущем.

4. Слишком маленькое направление

Многие новые менеджеры проектов не достигают своих целей, потому что не устанавливают контрольных показателей. Превращение идей в нечто осязаемое требует создания отправной точки. С его помощью вы можете определить, как достичь своих целей. Если вы не знаете, где находитесь, то не будете знать, что вам нужно делать, чтобы добраться туда, куда вы хотите.

Чтобы не сбиться с пути, установите требования к проекту и всегда держите их перед командой. Обращайтесь к ним при сообщении о статусе проекта. Обсудите, идете ли вы по-прежнему в правильном направлении.

5. Слишком слабое управление рисками

Многие вещи могут пойти не так с проектом, как бы тщательно вы его ни планировали.

Новые менеджеры проектов часто пропускают подробное обсуждение потенциальных проблем и препятствий, с которыми они могут столкнуться на своем пути. Почему? Может, потому, что боятся сглазить проект. Какой бы ни была причина, отсутствие плана Б на случай, если вы наткнетесь на препятствие, может стоить вам много времени и денег. Это может даже серьезно подорвать успех вашего проекта.

Грамм профилактики стоит тонны лечения. Обсудите все возможные сценарии с членами вашей команды. Составьте план действий на каждый случай непредвиденной ситуации. Назначьте члена команды во главе каждого из них. Планы должны быть простыми и гибкими, чтобы вы могли адаптировать их к конкретным обстоятельствам по мере их возникновения. Подробный план управления рисками позволит вам почувствовать себя увереннее и лучше справиться с любой ситуацией.

Ключевые выводы

Управление проектами не так просто, как кажется. Даже опытные менеджеры проектов могут столкнуться с проблемами, потому что на результат может повлиять очень много факторов. Новые менеджеры проектов обязательно сделают в своей карьере довольно большие ошибки. Однако важно учиться на своих ошибках, чтобы не повторять их снова.

Как насчет вас, наши читатели? Есть ли другие ошибки, к которым, по вашему мнению, склонны новые руководители проектов? Давайте обсудим.