Пошаговое руководство по планированию проекта

Ключ к успешному проекту — в планировании. Создать план — это первое, что вы должны сделать при выполнении любого проекта.

Часто планирование проекта игнорируется в пользу продолжения работы. Однако многие люди не осознают ценность плана проекта для экономии времени, денег и многих проблем.

В этой статье рассматривается простой практический подход к планированию проекта. По завершении этого руководства у вас должен быть продуманный подход к планированию проекта, который вы сможете использовать в будущих проектах.

Шаг 1. Цели проекта

Проект считается успешным, если он отвечает потребностям заинтересованных сторон. Заинтересованная сторона — это любое лицо, на которое проект оказывает прямое или косвенное влияние.

В качестве первого шага важно определить заинтересованные стороны в вашем проекте. Не всегда легко определить заинтересованные стороны проекта, особенно те, на которые он оказывает косвенное влияние. Примеры заинтересованных сторон:

• Спонсор проекта
• Заказчик, получающий результаты
• Пользователи проекта
• Руководитель проекта и команда проекта

Как только вы поймете, кто является заинтересованными сторонами, следующим шагом станет выяснение их потребностей. Лучший способ сделать это — провести интервью с заинтересованными сторонами. На собеседовании выделите время, чтобы выявить требования, которые приносят реальные выгоды. Иногда заинтересованные стороны говорят о потребностях, которые не актуальны и не приносят пользы. Их можно записать и установить с низким приоритетом.

Следующий шаг после того, как вы проведете все интервью и составите исчерпывающий список потребностей, - это расставить приоритеты. Из списка приоритетов создайте набор легко измеримых целей. Хороший способ сделать это — проверить их на соответствие принципу SMART. Таким образом, достижение цели будет легко идентифицировать.

После того, как вы установили четкий набор целей, их следует записать в план проекта. Также может быть полезно включить потребности и ожидания ваших заинтересованных сторон.

Теперь вы завершили самую сложную часть процесса планирования; пора двигаться дальше и смотреть на результаты проекта.

Шаг 2: Результаты проекта

Используя цели, которые вы определили на шаге 1, составьте список вещей, которые проект должен выполнить для достижения этих целей. Укажите, когда и как нужно сделать каждое действие.

Добавьте результаты в план проекта с предполагаемой датой достижения. Вы установите более точные даты на следующем этапе планирования.

Шаг 3: График проекта

Создайте список задач, которые необходимо выполнить для каждого результата, указанного на шаге 2. Для каждой задачи определите следующее:

• Количество усилий (часы или дни), необходимое для выполнения задачи.
• Ресурс, который будет использоваться при выполнении

После того, как вы определили объем усилий для каждой задачи, вы можете рассчитать усилия, необходимые для каждого результата, и точную дату достижения. Обновите раздел результатов, указав более точные даты.

На этом этапе планирования вы можете выбрать использование программного пакета, такого как Microsoft Project, для создания расписания проекта. Или используйте один из множества доступных бесплатных шаблонов. Введите все результаты, задачи, продолжительность и ресурсы, которые будут выполнять каждую задачу.

Распространенная проблема, обнаруживаемая на этом этапе, — это когда у вас есть установленный спонсором срок выполнения, который не соответствует вашим оценкам. Если вы обнаружите, что это так, вы должны немедленно связаться со спонсором. В этой ситуации у вас есть следующие варианты:

• Пересмотреть срок (задержка проекта)
• Использовать дополнительные ресурсы (повышенная стоимость)
• Уменьшить объем проекта (меньше доставлено)

Используйте график проекта, чтобы обосновать использование одного из этих вариантов.

Шаг 4. Дополнительные планы

В этом разделе рассматриваются планы, которые вы должны создать в процессе планирования. Их можно включить прямо в план.

План человеческих ресурсов

Назовите имена лиц и организации, играющие ведущую роль в проекте. Для каждого опишите их роли и обязанности в проекте.

Затем укажите количество и тип людей, необходимых для выполнения проекта. Для каждой даты начала сведений о ресурсе указывается предполагаемая продолжительность и метод, который вы будете использовать для их получения.

Создайте единый лист, содержащий эту информацию.

План коммуникаций

Создайте документ, показывающий, кого следует держать в курсе о проекте и как они будут получать информацию. Наиболее распространенный механизм - это еженедельный или ежемесячный отчет о состоянии, описывающий, как выполняется проект, достигнутые вехи и работа, которую вы запланировали на следующий период.

План управления рисками

Управление рисками - важная часть управления проектами. Несмотря на то, что это часто упускается из виду, важно определить как можно больше рисков для вашего проекта и быть готовым, если произойдет что-то плохое.

Вот несколько примеров типичных рисков проекта:

• Слишком оптимистичная оценка времени и затрат
• Цикл обзора и обратной связи клиентов слишком медленный
• Неожиданное сокращение бюджета
• Неясные роли и обязанности
• Информация от заинтересованных сторон не получена
• Непонятное понимание потребностей заинтересованных сторон
• Заинтересованные стороны меняют требования после запуска проекта
• Заинтересованные стороны добавляют новые требования после запуска проекта
• Плохое общение, приводящее к недопониманию, проблемам с качеством и переделкам
• Недостаток ресурсов

Риски можно отслеживать с помощью простого журнала рисков. Добавьте каждый выявленный риск в свой журнал рисков; запишите, что вы будете делать в случае, если это произойдет, и что вы будете делать, чтобы этого не произошло. Регулярно просматривайте журнал рисков, добавляя новые риски по мере их возникновения в течение жизненного цикла проекта. Помните: если вы игнорируете риски, они никуда не денутся.

Поздравляю. Выполнив все вышеперечисленные шаги, у вас должен быть хороший план проекта. Не забывайте обновлять свой план по мере продвижения проекта и постоянно измерять прогресс в соответствии с планом.